飙音高效沟通团队之本

很多公司，特别是规模越大的公司，会议越多，领导者大部分工作时间都是在开会中度过，甚至是开会开到没时间工作。但很多领导者并不会组织会议，经常一场会议下来三四个小时，结束后发现毫无重点和主题，团队怨声不断，其实看似一场小小的会议，其实也是一次团队的沟通，也是领导力的展现，那么如何开一场高效的会议呢？

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高效会议的六个关键要素首先，会议是一次团队正式交流的过程，能够开一次高效的会可以更好凝聚团队，有效沟通，从而进一步提升领导力。高效的会议有六个关键要素：

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明确会议目的和产出通常，会议目的有以下四种类型。（1）信息传达型。向参会者传递经营管理方面的信息，主要是信息通报，参会者的角色主要是听取和记录，会后传达。（2）问题解决型。会议主要是解决经营管理中的问题，例如产供销协调会。（3）制订计划型。会议主要是制订目标计划，通过会议讨论计划的合理性，以及部门之间的衔接配合。

（4）利益调整型。会议主要解决组织调整、权力调整和利益调整等问题。

从最高层次上说，召集关键会议只有3个原因：建立共同的理解、找到可供选择的解决方案、作出决策。每次关键会议都必须聚焦于这3个目的中的一个，而且是唯一的一个。

例：如果会议的目的是就某件事情商议出解决办法，那么会议中就必须将大家提出的办法整理并决策，最后不管是投票也好，一人拍板也好，都要确定1-2种解决办法，否则你一句我一嘴，会开完了才发现什么结论都没有。

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确认会议形式和流程

会议形式常见的：线上会议，线下会议。

会议流程：有明确的会议流程，才能保证会议在指定的时间内按照计划的方向发展。

这样的好处能够有效的控制时间，各部门有充足时间表达自己的观点，又留有自由讨论时间，方便交流想法，达成共识。

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制定并申明会议制度会议制度包含的内容：（1）会议的流程；（2）会议必须遵守的约定；（3）违反约定的惩罚措施。参考：违反制度的，会议结束前，面对面建个群，发个红包；为会议的茶歇买单等等。逐渐把这种制度形成一种约定俗成的规则，这样逐渐推广下去，违反制定的人肯定越来越少。

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做好会前准备一次认真组织的常规会议需要确定适合的参会人员，做好前期准备工作。这就意味着需要考虑哪些管理者、决策者和议题专家将参加会议。同时，也需要明确任何可能的讨论僵持点，如果需要，事先与参会人员沟通这些问题。然而，一次精心设计的高效会议还需要更加深入挖掘每位参会人员和各个利益相关者的观点、价值观和关注点。最后，你需要从企业内部各种不同热视角、体验和专长的交集部分出发，寻求创造价值的办法。

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会议纪要和会后沟通记录要完整。会议记录一定要完整、规范。从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进行详细记录，备查。可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。对于一些待商议决策事项，或者是任务分工，会议后续需要会议组织方持续跟踪，例：针对会议提出的问题，需要提出解决方案，对应的责任人，完成时间，都需要形成跟踪表，发送给会议相关人员，按期跟踪执行情况并通报。

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结语成功的会议，能充分发挥团队的智慧，达到1+1>2的效果！有效的会议，更能提升沟通效率，组织的运营能力，也是领导力的体现。